Tedarikçi değerlendirme formu, her tedarikçiyi aynı kriterlerle ve belirli aralıklarla puanlayan kayıttır. İyi bir form; kalite, zamanında teslim, fiyat, belge uygunluğu ve uygunsuzluğa tepki gibi kriterleri ağırlıklandırır, her kriteri 1–5 arası somut ölçütle puanlar ve toplam puana göre tedarikçiyi onaylı, şartlı onaylı ya da onaysız olarak sınıflandırır. Amaç, tedarikçi seçimini izlenime değil kayda dayandırmaktır.
Hemen kullanmak isterseniz, bu yazıdaki yapıyla hazırlanmış ücretsiz tedarikçi değerlendirme formunu (Excel) indirin. Şablonda ağırlık kontrolü, ağırlıklı toplam ve sınıf hesabı formüllerle hazırdır; aşağıda her bölümün mantığını anlatıyoruz.
Tedarikçi değerlendirmesi neden gerekli?
ISO 9001:2015, dış kaynaklı ürün ve hizmetlerin kontrolünü madde 8.4'te ele alır: kuruluşun dış tedarikçileri değerlendirmesi, seçmesi, performanslarını izlemesi ve bunun için kriter belirlemesi beklenir. Standart hangi kriterleri ve hangi ağırlıkları kullanacağınızı söylemez; bunu sizin prosedürünüz belirler. Savunma ve havacılık tedarik zincirinde çalışan firmalar için AS9100 bu çerçeveyi tedarikçi riskinin yönetilmesi ve onaylı tedarikçi listesinin tutulmasıyla genişletir.
Denetim gerekliliğinin ötesinde pratik bir fayda vardır. Üretim forumlarında satınalmacıların sık dile getirdiği durum tanıdıktır: tedarikçi seçimi fiyat teklifine göre yapılır, ama asıl maliyet geç gelen parçada, iade edilen partide ve durduğu için fazla mesaiye kalan montajda ortaya çıkar. Düzenli tutulan bir form, tedarikçi performansını bir önceki dönemle karşılaştırılabilir hâle getirir ve “bu tedarikçiyle sorun yaşıyoruz” cümlesini sayıya çevirir.
Formda olması gereken 7 kriter
Aşağıdaki tablo, şablondaki yedi tedarikçi değerlendirme kriterini ve örnek ağırlıklarını gösteriyor. Ağırlıklar bir standart değildir; ürününüzün riskine ve tedarikçinin size sağladığı şeye göre değiştirmeniz gereken başlangıç değerleridir.
| Kriter | Neyi ölçer | Örnek ağırlık |
|---|---|---|
| Kalite performansı | Mal kabulde reddedilen ve uygunsuz bulunan oran | %30 |
| Zamanında teslim | Termin tarihine uyulan teslimatların oranı | %25 |
| Fiyat ve maliyet | Piyasaya göre fiyat ve fiyat istikrarı | %15 |
| Belge ve sertifika uygunluğu | Sertifika, uygunluk belgesi, test raporu | %10 |
| Uygunsuzluğa tepki (DÖF) | Düzeltici faaliyetin hızı ve etkinliği | %10 |
| İletişim ve esneklik | Yanıt süresi, acil talebe uyum | %5 |
| Teknik yeterlilik / kapasite | Ekipman, ölçüm imkânı, hacim | %5 |
Kalite performansı
En yüksek ağırlığı alır, çünkü hatalı parçanın maliyeti fiyat farkından çok daha büyüktür. Mal kabulde reddedilen adetler ve açılan uygunsuzluk raporları (NCR) bu kriterin veri kaynağıdır.
Zamanında teslim
Termin tarihine ya da kabul ettiğiniz tolerans aralığına uyan teslimatların oranıdır. Siparişe özel üretimde tek bir geç kalem bütün montajı bekletebildiği için ağırlığı yüksek tutulur.
Fiyat ve maliyet
Yalnızca birim fiyat değil, yıl içindeki fiyat artışlarının öngörülebilirliği ve teklif sürelerine uyum da puana girer.
Belge ve sertifika uygunluğu
Malzeme sertifikası, uygunluk belgesi ve test raporlarının teslimatla birlikte, eksiksiz gelip gelmediğini ölçer. Belgesiz gelen parça çoğu zaman karantinada bekler.
Uygunsuzluğa tepki (DÖF)
Hata herkesin başına gelir; fark, tedarikçinin nasıl tepki verdiğidir. Kök neden analizi isteyip istemediği ve düzeltici faaliyeti ne sürede kapattığı burada puanlanır.
İletişim ve esneklik
Teklif ve soru yanıt süresi, termin değişikliğinde önceden haber verilmesi, acil siparişe uyum gösterilmesi.
Teknik yeterlilik / kapasite
Tedarikçinin ekipmanı, ölçüm imkânı ve hacim artışını karşılama gücü. Yeni ürün devreye alırken bu kriterin ağırlığını geçici olarak artırmak mantıklıdır.
Puanlama nasıl yapılır?
Her kriter 1 ile 5 arasında puanlanır ve puan ağırlıkla çarpılır; ağırlıkların toplamı %100 olduğu için sonuç 100 üzerinden okunur. Asıl önemli olan, puanın kimin hafızasına göre değil hangi veriye göre verildiğidir. Ölçülebilen kriterlerde puan doğrudan kayıttan türetilmelidir:
- Zamanında teslim oranı = zamanında yapılan teslimat / toplam teslimat. Şablondaki örnek eşikler: %98 ve üzeri → 5, %95 ve üzeri → 4, %90 ve üzeri → 3, %85 ve üzeri → 2, altı → 1.
- PPM = uygunsuz adet / teslim alınan adet × 1.000.000. Örnek eşikler: 500 ve altı → 5, 2.000 ve altı → 4, 5.000 ve altı → 3, 10.000 ve altı → 2, üstü → 1.
Bu eşikler örnektir; elektronik kart ile döküm parça için aynı PPM eşiğini kullanmak anlamlı olmayabilir. Satınalma tartışmalarında sık atlanan bir ayrıntı da zamanında teslimin neye göre sayıldığıdır: sipariş bazında mı, sipariş satırı bazında mı, adet bazında mı? On satırlık bir siparişin dokuzu zamanında, biri geç geldiyse sipariş bazında oran sıfır, satır bazında %90 çıkar. Hangisini seçtiğinizi prosedüre yazın ve her dönem aynı yöntemi kullanın.
Az teslimat yapan tedarikçiler ayrı bir dikkat ister. Dönem içinde yalnızca iki teslimat yapmış bir tedarikçinin tek gecikmesi oranı %50'ye düşürür; tek bir hatalı parti de PPM'i on binlerin üzerine çıkarabilir. Böyle durumlarda puanı formüle bırakmak yerine en az teslimat sayısı şartı koyun (örneğin dönemde beş teslimat), bu sayının altında kalan tedarikçiyi “yetersiz veri” olarak işaretleyin ve değerlendirmeyi bir sonraki döneme ya da birkaç dönemin toplamına taşıyın. Aynı kural sıfır teslimat yapan tedarikçi için de geçerlidir: veri yoksa puan da yoktur, en yüksek puan hiç değildir.
Fiyat, iletişim gibi nitel kriterlerde ise puanın gerekçesi forma kısaca yazılmalıdır: “iki termin değişikliği önceden bildirilmedi” gibi. Kanıta dayalı puanlama hem denetimde hem tedarikçiyle yapılan görüşmede tartışmayı kısaltır. Şablonun Hesaplama Yardımcısı sayfası, zamanında teslim oranı, PPM ve DÖF kapanış süresinden önerilen puanı hesaplar. Metriklerin ayrıntılı tanımları için tedarikçi performans ölçümü yazımıza bakabilirsiniz.
Sonuç sınıfı ve aksiyon
Toplam puan tek başına bir karar değildir; her sınıfın bir aksiyonu olmalıdır. Şablondaki örnek eşikler şöyledir:
- A (85 ve üzeri) — Onaylı: Tedarikçi onaylı listede kalır; mal kabul kontrolü olağan sıklıkta sürer.
- B (70–84) — Şartlı onaylı: Zayıf kriterler için yazılı iyileştirme planı istenir, bir sonraki dönemde öncelikli izlenir.
- C (70'in altı) — Onaysız: Yeni sipariş öncesi yeniden değerlendirme yapılır; kritik parçalarda alternatif tedarikçi aranır.
Değerlendirme sıklığını da prosedür belirler: kritik tedarikçilerde 6 ayda bir ya da daha sık, diğerlerinde yılda bir yaygın bir uygulamadır. Sonucu tedarikçiyle paylaşmak, formu bir arşiv belgesi olmaktan çıkarıp iyileştirme aracına çevirir.
Dönemsel değerlendirme ile yeni tedarikçinin ilk onayını da birbirinden ayırın. Henüz teslimat geçmişi olmayan bir tedarikçiyi zamanında teslim ya da PPM ile puanlayamazsınız. İlk onayda belge ve sertifika uygunluğu, teknik yeterlilik, gerekirse yerinde inceleme ve numune parçanın muayene sonucu esas alınır. Tedarikçi ilk siparişlerden sonra dönemsel forma geçer; ilk birkaç teslimatında mal kabul kontrolünü sıklaştırmak, eksik geçmiş veriyi telafi etmenin en basit yoludur.
Adım adım: formu kendi firmanıza uyarlayın
Tedarikçi değerlendirme formu, ancak yazılı bir tedarikçi değerlendirme prosedürüne bağlandığında tutarlı çalışır. Uyarlama için şu sırayı izleyin:
- Kriterleri ürün riskine göre seçin. Uçuşa ya da güvenliğe etkili parça sağlayan tedarikçi ile sarf malzemesi sağlayan tedarikçi aynı formla değerlendirilmek zorunda değildir.
- Ağırlıkları prosedüre yazın. Toplam %100 olmalı; değişiklik yaptığınızda tarihini ve gerekçesini kaydedin.
- Veri kaynaklarını belirleyin. Zamanında teslim için sipariş ve mal kabul kayıtları, kalite için uygunsuzluk kayıtları, belge uygunluğu için mal kabul kontrol listesi.
- Dönemi ve sorumluyu belirleyin. Kim, hangi ayda, hangi tedarikçileri değerlendirecek?
- Sonucu onaylı tedarikçi listesine işleyin. Sınıf değişikliği listeye yansımıyorsa form amacına ulaşmaz.
Kriter ağırlıklarını daha sistematik belirlemek isteyenler için çok kriterli karar yöntemlerini bir sektör uygulamasında inceleyen akademik çalışma iyi bir başlangıç noktasıdır.
Excel nerede yetmez?
Form birkaç tedarikçi için Excel'de rahatça yönetilir. Sorun veriyi toplamaktadır: her dönem zamanında teslim sayıları sipariş tablosundan, uygunsuzluk sayıları kalite klasöründen elle çıkarılır. Tedarikçi sayısı arttıkça bu iş günler sürer, dosya kopyalanırken formüller bozulur ve iki farklı sürüm dolaşmaya başlar.
Tedeg ERP, siparişe özel üreten KOBİ'ler için geliştirilmiş bulut tabanlı bir ERP'dir. Tedarik modülünde tedarikçi kartı, zamanında teslim oranını ve son 12 ayın uygunsuzluk sayısını sipariş ve mal kabul kayıtlarından otomatik hesaplar; onaylı tedarikçi listesi de aynı sistemde tutulur. Böylece formun nicel kısmı elle toplanmaz, değerlendirme toplantısı yorum ve aksiyona ayrılır.
Başlamak için ücretsiz tedarikçi değerlendirme formunu (Excel) indirin; aynı değerlendirmeyi kendi sipariş ve mal kabul verinizle görmek isterseniz 14 gün ücretsiz deneme için demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tedarikçi değerlendirmesi ne sıklıkla yapılmalı?
Sıklığı prosedürünüz belirler; yaygın uygulama kritik tedarikçilerde 6 ayda bir, diğerlerinde yılda birdir. Ciddi bir uygunsuzluktan sonra dönemi beklemeden ara değerlendirme yapılır.
Tedarikçi değerlendirme kriterleri nelerdir?
En yaygın kriterler kalite, zamanında teslim, fiyat, belge uygunluğu, uygunsuzluğa tepki, iletişim ve teknik yeterliliktir. Ağırlıklarını ürün riskine ve tedarikçinin sağladığı malzemeye göre siz belirlersiniz.
ISO 9001 tedarikçi değerlendirmesini zorunlu kılar mı?
ISO 9001:2015 madde 8.4, dış tedarikçilerin değerlendirilmesini, seçilmesini ve performanslarının izlenmesini ister. Yöntemi, kriterleri ve ağırlıkları ise kuruluşa bırakır.
Puanı düşük tedarikçiyle çalışmaya devam edilebilir mi?
Şartlı onayla edilebilir: tedarikçiden yazılı iyileştirme planı istenir, mal kabul kontrolü sıklaştırılır ve bir sonraki dönemde yeniden değerlendirilir. Puan düzelmezse alternatif tedarikçi aranır.