Uygunsuzluk raporu (NCR), bir ürünün gerekliliği karşılamadığını kaydeden ve o ürüne ne olacağını belgeleyen formdur. İyi yazılmış bir NCR; gerekliliği ve ölçülen durumu ayrı ayrı yazar, etkilenen lot ve seri numaralarını tanımlar, malzemeyi karantinaya alır, yetkili kişilerin kararını kaydeder, kök nedeni bulur ve tekrar riski varsa düzeltici faaliyeti (DÖF) başlatır.
Bu yazıdaki 8 bölümlük yapıyla hazırlanmış ücretsiz NCR formunu ve kayıt listesini (Excel) indirebilirsiniz. Dosyada boş form, doldurulmuş bir uygunsuzluk raporu örneği, formüllü kayıt listesi ve kısa bir kullanım rehberi var. Kavramın kısa tanımı için NCR sözlük sayfasına bakabilirsiniz; bu yazı tanımı değil, formun nasıl doldurulacağını anlatıyor.
NCR ne zaman açılır?
Bir kalite uygunsuzluk raporu, ürünün çizim, şartname, sözleşme ya da prosedür gerekliliğini karşılamadığı her noktada açılabilir. Üretim KOBİ'lerinde en sık beş kaynak vardır:
- Mal kabul: tedarikçiden gelen parça ölçüde, malzemede ya da belgede tutmuyor.
- Üretim ara kontrol: işlem sırasında ölçü kaçıyor, yanlış malzeme kullanılıyor.
- Son kontrol: sevkiyat öncesi muayenede hata çıkıyor.
- Müşteri şikayeti: uygunsuzluk müşteride fark ediliyor.
- İç denetim: süreçte ya da kayıtta sapma görülüyor.
ISO 9001:2015, uygun olmayan çıktıların kontrolünü madde 8.7'de, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyeti madde 10.2'de ele alır (standardın resmî sayfası). Standart form şablonu vermez; ne kaydedileceğini ve kimin karar vereceğini sizin prosedürünüz belirler.
Pratikte en çok tartışılan nokta eşiktir: her küçük sapma için NCR açılırsa kayıt kalabalığı işi boğar, hiç açılmazsa hatalar kayıt dışı düzeltilir ve tekrar eder. Sağlıklı kural basittir: ürün gerekliliği karşılamıyorsa ve üretim akışından ayrılması gerekiyorsa NCR açılır. Süreç içinde operatörün kendi istasyonunda hemen düzelttiği ve ürüne yansımayan bir ayar sapması NCR değil, süreç kaydıdır. Bu ayrımı prosedüre yazmak, kalite ile üretim arasındaki “bunu da mı raporlayacağız” tartışmasını baştan kapatır.
Bir NCR'nin 8 bölümü
Uygunsuzluk raporu nasıl yazılır sorusunun kısa cevabı şudur: bölümleri sırayla ve her birini kanıta dayanarak doldurun. Aşağıdaki sıra, şablondaki form ile aynıdır.
1. Genel bilgiler
NCR numarası, açılış tarihi, raporu açan kişi ve bölümü, kaynak (mal kabul, üretim, son kontrol, müşteri, denetim). Numara benzersiz ve sıralı olmalı; yıl önekli bir sayaç (ör. 2026-NCR-014) arşivde aramayı kolaylaştırır.
2. Ürün / malzeme
Parça numarası ve revizyonu, tanım, lot ve seri numaraları, tedarikçi ya da müşteri, kontrol edilen ve uygunsuz miktar. Revizyonu yazmamak sık görülen bir eksiktir: aynı parça numarasının iki revizyonunda tolerans farklı olabilir.
3. Uygunsuzluğun tanımı
Formun kalbi bu bölümdür ve üç ayrı alandan oluşur: gereklilik (hangi çizim, hangi not, hangi değer), tespit edilen durum (ölçülen ya da görülen değer) ve kanıt (ölçüm raporu numarası, kullanılan ölçüm aleti, fotoğraf). “Ölçü tutmuyor” bir tanım değildir; “Ø8,00 +0,05/-0 istenen delik 7,96–7,98 ölçüldü” bir tanımdır.
4. İlk müdahale
Malzeme karantinaya alındı mı, nerede duruyor, aynı lottan başka parça üretime ya da müşteriye çıktı mı? Bu bölüm, sorunun yayılmasını durdurmak içindir ve kök neden aranmadan önce doldurulur.
5. Karar
Uygunsuz ürüne ne olacağı: olduğu gibi kullan, yeniden işle, tamir et, hurdaya ayır ya da tedarikçiye iade et. Kararı kimin verdiği de kaydedilir. “Olduğu gibi kullan” kararı, ürünün neden yine de kabul edilebilir olduğunu açıklayan teknik bir gerekçe ister; teslim baskısı altında tek kişinin verdiği bu karar denetimde en çok sorgulanan kayıtlardan biridir. Havacılık ve savunmada “olduğu gibi kullan” ve “tamir” kararları çoğu zaman müşteri onayı da gerektirir; sözleşmenizdeki şartı kontrol edin.
| Karar | Ne zaman | Dikkat |
|---|---|---|
| Olduğu gibi kullan | İşlev ve güvenlik etkilenmiyor | Teknik gerekçe yazılı olmalı |
| Yeniden işle | Ürün gerekliliğe getirilebiliyor | İşlem sonrası tekrar muayene |
| Tamir | Ürün kullanılabilir hâle gelir ama gerekliliği tam karşılamaz | Çoğu zaman müşteri onayı |
| Hurda | Kurtarılamıyor ya da ekonomik değil | Ayrıştırılıp kayıtla imha |
| Tedarikçiye iade | Hata tedarikçi kaynaklı | Yerine gelecek partinin terminini takip edin |
Yeniden işleme ile tamir arasındaki fark önemlidir: yeniden işlenen ürün sonunda çizime tam uyar, tamir edilen ürün ise kullanılabilir olsa da çizimden sapmayı taşımaya devam eder. Bu yüzden tamir kararı, “olduğu gibi kullan” gibi, çoğu zaman tasarım sahibinin onayını ister.
6. Kök neden
Uygunsuzluğun neden oluştuğu. Önce 6M kategorisi seçilir (insan, makine, metot, malzeme, ölçüm, çevre), sonra 5 Neden zinciriyle ilerlenir. Kök neden analizinin neden çoğu zaman formaliteye dönüştüğünü tekrarlayan uygunsuzluklar yazımızda ayrıntılı ele aldık.
7. Düzeltici faaliyet
Tekrar riski varsa kök nedene yönelik düzeltici faaliyet (DÖF) açılır: aksiyon, sorumlu, termin ve DÖF numarası NCR'ye yazılır. Tek seferlik, açıklaması belli bir hata için DÖF açmak zorunlu değildir; bu kararın gerekçesi de forma not edilir.
8. Kapanış
Karar uygulandığında ve DÖF açıldıysa aksiyonun etkinliği doğrulandığında NCR kapatılır. Kapatan kişi, kapanış tarihi ve açık kalma süresi kaydedilir.
Doldurulmuş uygunsuzluk raporu örneği
Şablondaki “Örnek NCR” sayfası, mal kabulde çıkan tipik bir boyutsal uygunsuzluğu baştan sona gösterir. Parça ve firma bilgileri uydurmadır; amaç her alanın ne kadar somut yazılması gerektiğini göstermektir.
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Kaynak | Mal kabul |
| Parça / revizyon | TDG-1042 / Rev C, alüminyum gövde |
| Miktar | 120 parçanın 9'u uygunsuz |
| Gereklilik | Çizim not 4: delik çapı Ø8,00 +0,05/-0 |
| Tespit | 9 parçada Ø7,96–7,98 (tolerans altı) |
| Kanıt | Ölçüm raporu no, kalibrasyonu geçerli kumpas |
| İlk müdahale | Karantina rafı; aynı lottan üretime çıkış yok |
| Karar | Tedarikçiye iade |
| Kök neden | Tedarikçide takım ömrü takibi yok, aşınan uç fark edilmedi |
| DÖF | Takım ömrü planı + sonraki 3 sevkiyatta %100 delik ölçümü |
| Kapanış | Etkinlik doğrulandı, 24 günde kapandı |
Örnekte dikkat edilmesi gereken iki ayrıntı var. Birincisi, “etkilenen başka lot” sorusu depo çıkış kaydına bakılarak cevaplanmış; tahminle değil. İkincisi, 5 Neden zinciri “operatör dikkatsizliği”nde durmamış, ölçülebilir bir sistem eksikliğine (takım değişim aralığının tanımlı olmaması) ulaşmış. Uygunsuzluk raporu örneğinin tamamını ve boş formu Excel şablonunda bulabilirsiniz.
Sık yapılan 5 hata
- Gereklilik ile tespiti karıştırmak. İkisi aynı cümlede yazıldığında okuyan kişi neyin istendiğini, neyin bulunduğunu ayıramaz. Ayrı alanlar kullanın.
- Karantinayı kâğıtta bırakmak. Formda “karantinaya alındı” yazar, ama stok kaydı malzemeyi serbest gösterir ve parça üretime kaçar. Bu tuzağı karantina yazımızda anlattık.
- Kök nedeni “operatör hatası”nda bırakmak. İnsan hata yapar; asıl soru, sistemin bu hatayı neden yakalamadığıdır.
- Her NCR'ye DÖF açmak ya da hiç açmamak. İlki DÖF listesini anlamsız kalabalığa çevirir, ikincisi aynı hatanın tekrarına kapı açar. Tekrar riskine göre karar verin.
- Kapanışı etkinlik doğrulamadan yapmak. Aksiyonun yapılmış olması işe yaradığı anlamına gelmez; sonraki sevkiyatlarda ya da üretim partilerinde sonucu görmeden kapatmayın.
NCR kayıt listesi ve takibi
Tek tek NCR formları kadar önemli olan, hepsinin bir arada görüldüğü kayıt listesidir. Liste üç soruyu cevaplamalıdır: kaç NCR açık ve en eskisi kaç gündür bekliyor; ortalama kapanış süresi ne; aynı tedarikçi, aynı parça ya da aynı 6M kategorisi tekrar ediyor mu? Şablondaki NCR Listesi sayfası açık gün sayısını, açık/kapalı adetlerini ve ortalama kapanış süresini formüllerle kendisi hesaplar; NCR formu ile listeyi birlikte tutmak yeterlidir.
Listeyi ayda bir kez kalite toplantısında okuyun. Bakılacak işaretler bellidir: 30 günü geçen açık NCR'ler, aynı tedarikçiden üst üste gelen kayıtlar ve aynı parça numarasında tekrar eden uygunsuzluklar. Tekrar eden bir örüntü, tek tek NCR'lerin göremediği şeyi gösterir ve çoğu zaman yeni bir DÖF'ün ya da tedarikçi değerlendirmesinde puan düşüşünün gerekçesi olur.
Denetimde denetçi tek bir forma değil, sisteme bakar: liste, uygunsuzlukların gerçekten takip edildiğinin kanıtıdır. Bu konuyu denetimde kanıt yazımızda genişçe ele aldık.
Excel'den sisteme
Excel'de NCR formu, karantina listesi ve stok kaydı birbirinden habersizdir; birini güncelleyip diğerini unutmak kolaydır. Tedeg ERP, siparişe özel üreten KOBİ'ler için geliştirilmiş bulut tabanlı bir ERP'dir. Kalite modülünde NCR, mal kabul ve üretim kaydına bağlı açılır; karantinadaki malzeme takip edilir; DÖF numarası yıl bazında otomatik verilir; kök neden balık kılçığı ve 5 Neden alanlarıyla kaydedilir; tedarikçi kartında son 12 ayın uygunsuzluk sayısı görünür.
Uygunsuzluk raporu nasıl yazılır sorusunun cevabını pratiğe dökmek için formu indirip bir sonraki uygunsuzlukta kullanın; aynı akışı kendi verinizle sistemde görmek isterseniz 14 gün ücretsiz deneme için demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Uygunsuzluk raporunu kim açar?
Uygunsuzluğu tespit eden kişi açar: mal kabul, üretim ya da kalite personeli. Ürüne ne olacağına ise prosedürde yetkilendirilmiş kişiler karar verir; örneğin kalite müdürü, gerektiğinde müşteri.
NCR ile DÖF arasındaki fark nedir?
NCR tek bir uygunsuz ürünü ve ona verilen kararı kaydeder. DÖF ise uygunsuzluğun tekrarını önlemek için kök nedene yönelik aksiyondur. Her NCR DÖF gerektirmez; tekrar riski varsa açılır.
"Olduğu gibi kullan" kararı ne zaman verilebilir?
Uygunsuzluk ürünün işlevini ve güvenliğini etkilemiyorsa, bu teknik gerekçeyle yazılırsa ve yetkili kişiler onaylarsa verilebilir. Havacılık ve savunmada çoğu zaman müşteri onayı da gerekir; sözleşmeye bakın.
NCR ne zaman kapatılır?
Verilen karar uygulandığında ve DÖF açıldıysa aksiyonun etkinliği doğrulandığında kapatılır. Kapatan kişi ve kapanış tarihi forma yazılır.